Cumplimiento · Datos y confidencialidad
Canal de denuncias: mejor que te lo cuenten a ti.
Un buzón propio, con el nombre de tu empresa, para que quien vea algo que no está bien lo cuente dentro, sin miedo y sin dar su nombre si no quiere. Lo gestiona tu Responsable del Sistema. Gala Worklab no ve ni una línea.
La demo es una empresa ficticia: no escribas datos reales.
Quién lo necesita.
La Ley 2/2023 obliga a tener un Sistema interno de información, con su canal, a estas empresas privadas (art. 10.1):
Desde cincuenta personas contratadas
Cualquier empresa del sector privado que tenga contratados cincuenta o más trabajadores.
Ley 2/2023, art. 10.1.aDesde la primera, por su sector
Servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales, seguridad del transporte y protección del medio ambiente, sea cual sea su tamaño.
Ley 2/2023, art. 10.1.bSi no estás obligada, puedes tenerlo igualmente; entonces debe cumplir los mismos requisitos de la ley (art. 10.2).
Qué incluye.
- Buzón con tu nombreEn tuempresa.canal.galaworklab.com, sobre GlobaLeaks, el programa de código abierto para canales de denuncia.
- Anónima, si se quiereNadie tiene que dar su nombre. Quien prefiera identificarse puede hacerlo en su relato o pedir una reunión.
- Cuestionario de la Ley 2/2023Preguntas en lenguaje llano: qué ha pasado, dónde, cuándo y cómo lo sabe. Y si quiere contarlo en persona o por videollamada.
- Adjuntos cifradosFotos, correos o documentos se cifran antes de enviarse.
- Código de seguimientoCon su código, quien informa vuelve al buzón, lee las respuestas y añade lo que haga falta.
- Conversación en los dos sentidosEl Responsable contesta y pregunta desde su panel; la persona responde sin perder el anonimato.
- Aviso al ResponsableUn correo cada vez que llega algo nuevo, sin el contenido: para leerlo hay que entrar.
- Copia cifrada diariaCada noche se hace una copia de seguridad cifrada del buzón.
- Borrado a los tres mesesCada caso caduca a los tres meses, salvo que el Responsable amplíe el plazo porque lo está investigando.
Cómo funciona, en tres pasos.
Alta
Nos das el nombre de la empresa, el logo y el correo de tu Responsable del Sistema. Abrimos tu buzón y le enviamos su acceso.
Buzón propio
Pones el enlace en tu web y en la intranet. Quien quiera informar escribe, adjunta pruebas y se lleva su código de seguimiento.
Gestión por el Responsable
Recibe el aviso, entra con su contraseña, acusa recibo, investiga, contesta y cierra el caso. Todo dentro del buzón.
Míralo por dentro.
Es el buzón de Empresa Demo S.L., una empresa ficticia: lo mismo que verá tu plantilla.
Gratis Tu buzón, sin coste de momento.
Correo de quien será Responsable del sistema:
Preguntas frecuentes
Lo que se suele preguntar.
¿Se puede denunciar de forma anónima?
Sí. La ley exige que los canales internos permitan «incluso la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas» (art. 7.3). En el buzón nadie tiene que dar su nombre: el seguimiento se hace con el código.
¿Quién ve las denuncias?
Solo tu Responsable del Sistema y las personas a las que él dé acceso. Las denuncias se guardan cifradas: Gala Worklab aloja la plataforma, pero no puede leerlas. Tu empresa es la responsable del tratamiento de esos datos (art. 5.1).
¿Qué plazos marca la ley?
Acuse de recibo en los siete días naturales siguientes a la recepción (art. 9.2.c) y respuesta en un máximo de tres meses, que pueden ampliarse otros tres en casos de especial complejidad (art. 9.2.d).
¿Qué pasa con los datos?
Si a los tres meses de recibir una comunicación no se ha iniciado una investigación, hay que suprimir sus datos (art. 32.4). Por eso el buzón borra cada caso a los tres meses salvo que el Responsable amplíe el plazo. Las copias de seguridad se guardan cifradas.
¿Quién es el Responsable del Sistema y a quién se comunica?
Lo designa el órgano de administración de la empresa (art. 8.1). Su nombramiento y su cese se notifican a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o, en su caso, a la autoridad de tu comunidad autónoma, en los diez días hábiles siguientes (art. 8.3). ¿Cuál te toca? Si toda tu actividad está en una comunidad que tiene autoridad propia (por ejemplo, la Oficina Antifrau de Catalunya), esa; si trabajas en varias comunidades o la tuya no tiene, la estatal. Así reparte la ley la competencia sobre las empresas privadas (art. 24).
¿Sustituye al protocolo de acoso?
No. El canal es una vía para contarlo; el protocolo de acoso dice cómo se actúa. Hacen falta los dos. Tienes más detalle en la guía del canal de denuncias.