Registro de jornada · para empresas y gestorías
Registro de jornada: plantilla de Excel gratis
Gala Worklab · documentos laborales obligatorios para pymes y gestorías, con tus datos y la norma citada.
Es obligatorio desde la primera persona contratada. Anota cada día la hora de entrada y de salida de cada trabajador y guárdalo cuatro años (art. 34.9 ET).
Genera tu plantilla
Pon tu empresa, las personas y el mes: te la bajas ya rellenada, con totales automáticos y el resumen de horas para entregar firmado. Funciona en Excel y en Numbers. Lo que escribes aquí no sale de tu ordenador.
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Los dos papeles que completan el registro.
El Estatuto de los Trabajadores (ET) dice que el registro se organiza por convenio colectivo, por acuerdo de empresa o, si no hay ninguno, por decisión de la empresa previa consulta a la representación legal de la plantilla (art. 34.9 ET). Estos dos documentos dejan escrito cómo se hace y que se consultó. Se descargan en Word para que los completes con los datos de tu empresa.
Procedimiento de registro de jornada
Quién anota, cuándo, cómo se corrige un dato, dónde se guarda y quién lo puede ver.
Acta de consulta a la representación
Deja constancia de que se consultó antes de decidir. Elige si tu empresa tiene o no representación legal de la plantilla.
Conservación y copias. El registro se guarda cuatro años, a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (art. 34.9 ET). Si hay horas extraordinarias, la jornada se registra día a día y se totaliza en el periodo de pago de la nómina, con copia del resumen a la persona (art. 35.5 ET). En el tiempo parcial, el registro es día a día, la totalización es mensual y se entrega copia del resumen (art. 12.4.c ET).
Lo que debes saber
Qué hay que registrar y qué no basta.
¿Quién está obligado?
Toda empresa, desde una sola persona contratada y sea cual sea su sector (salvo personal de alta dirección; algunos sectores tienen reglas propias): a jornada completa o parcial, con turnos, con horario flexible o a distancia. El Estatuto de los Trabajadores obliga a garantizar el registro diario de jornada de cada persona trabajadora (art. 34.9 ET).
¿Qué hay que registrar?
- El horario concreto de inicio y de fin de la jornada, cada día y por cada persona.
- Las pausas y las horas que superan la jornada, si quieres poder acreditar las horas extra.
- No vale un cuadrante teórico, apuntar solo las horas extra ni rellenar el mes entero de golpe a final de mes.
El sistema se organiza por convenio colectivo o acuerdo de empresa; si no hay ninguno, lo decide la empresa tras consultar a la representación legal de la plantilla. Mira primero tu convenio.
¿Cuánto se conserva y quién puede verlo?
Cuatro años. Los registros quedan a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (art. 34.9 ET). Guarda una copia fechada cada mes y no cambies un mes ya cerrado.
Horas extra y resumen mensual
Para contar las horas extra, la jornada de cada persona se registra día a día y se totaliza en el periodo de pago de la nómina; con el recibo de salarios se entrega a la persona una copia del resumen (art. 35.5 ET). La plantilla lo trae en una segunda página de cada hoja, con firma de las dos partes (la de la persona trabajadora acredita que lo recibe, no que esté conforme). El cálculo de la plantilla es orientativo, día a día: revísalo con tu convenio antes de firmar. El tope son 80 horas extra al año (proporcional si la jornada anual es menor), sin contar las compensadas con descanso en los cuatro meses siguientes ni las de siniestros y daños urgentes (art. 35.2 y 35.3 ET). Ojo: las horas extra se cuentan sobre la jornada máxima semanal o anual; con distribución irregular o bolsa de horas, el exceso de un día no lo es, y el trabajo nocturno y los menores de 18 años no las hacen.
Tiempo parcial
Las personas a tiempo parcial no hacen horas extra, salvo las de siniestros y daños urgentes; lo que pasa de su jornada solo son horas complementarias si hay pacto escrito y dentro de los límites del art. 12.5 ET; si no, es un exceso que debes corregir. La jornada se registra día a día, se totaliza cada mes y se entrega copia del resumen con la nómina; la empresa lo conserva cuatro años. Si falta el registro, el contrato se presume a jornada completa salvo prueba en contrario (art. 12.4.c ET). La plantilla separa extra y complementarias según el contrato.
Trabajo a distancia
El registro de quien teletrabaja debe reflejar fielmente el tiempo que dedica a la actividad laboral e incluir, entre otros datos, el inicio y el fin de la jornada (Ley 10/2021, art. 14). Si teletrabaja solo algunos días, registra todos, también los presenciales.
Datos personales
El registro contiene datos personales: informa a la plantilla de para qué se usa (art. 13 RGPD), que cada persona vea solo el suyo y, en las bajas, anota «ausencia justificada», nunca el motivo médico.
Multa orientativa
Transgredir las normas sobre jornada, horas extraordinarias y registro de jornada es una infracción grave (art. 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, LISOS), con multa de 751 a 7.500 euros según el grado (art. 40.1.b LISOS). La cifra exacta la fija la Inspección en cada caso. En tiempo parcial, sin registro se presume jornada completa, con su salario y cotización.
Estado legal a 22 de octubre de 2026. El registro horario digital obligatorio no está aprobado ni publicado en el BOE (Boletín Oficial del Estado); el Gobierno puede aprobarlo en cualquier momento. Mientras tanto sigue en vigor el art. 34.9 ET, que no impone un formato. La jornada máxima sigue en 40 horas semanales de promedio (art. 34.1 ET): la reducción a 37,5 horas no salió adelante. Esta plantilla organiza el registro que exige hoy la ley y no es un sistema de fichaje digital. Si quieres que te avisemos cuando se publique la norma, usa el aviso de más abajo.
La ley no fija formato, pero el sistema debe ser objetivo y fiable (así lo exige el Tribunal de Justicia de la UE, asunto C-55/18). Un Excel se puede modificar sin dejar rastro: solo es fiable si cada persona anota el mismo día, se imprime y firma el resumen cada mes y se guarda una copia fechada. Si tu plantilla es grande o trabaja fuera del centro, valora un sistema de fichaje con sello de hora.
Preguntas frecuentes
Sobre el control horario.
¿Es obligatorio el registro de jornada para una empresa pequeña?
Sí. No hay mínimo de plantilla: toda empresa con personas contratadas debe garantizar el registro diario de jornada (art. 34.9 ET).
¿Vale una plantilla de Excel como registro horario?
La ley no impone formato, pero el sistema debe ser objetivo y fiable. Un Excel se puede modificar sin dejar rastro: solo lo es si se anota cada día, se firma el resumen cada mes y se guarda una copia fechada.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro?
Cuatro años, a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo (art. 34.9 ET).
¿Cuántas horas extra se pueden hacer al año?
Hasta 80 al año, sin contar las compensadas con descanso en los cuatro meses siguientes ni las de siniestros y daños urgentes. Con jornada anual inferior a la general, el tope baja en proporción (art. 35.2 y 35.3 ET).
¿Hay que dar a cada persona un resumen de sus horas?
Sí: copia del resumen de la jornada junto con el recibo de salarios (art. 35.5 ET). La plantilla lo trae listo para imprimir y firmar.
¿Qué pasa con el registro horario digital?
A 22 de octubre de 2026 el real decreto no está publicado en el BOE. Actualizaremos la plantilla y la guía cuando salga; mientras, rige el art. 34.9 ET.
¿Qué multa hay por no llevarlo?
Es infracción grave (art. 7.5 LISOS): de 751 a 7.500 euros según el grado (art. 40.1.b LISOS).
¿Tengo que registrar también el teletrabajo y los contratos a tiempo parcial?
Sí, a toda la plantilla, también a distancia y a tiempo parcial. En el parcial, además, se entrega el resumen mensual de horas ordinarias y complementarias (art. 12.4.c ET).
Orientamos, no asesoramos: consulta tu convenio y a tu gestoría antes de decidir cómo organizarlo.